招展活動的控制管理需要做什么,上海展覽搭建公司為你介紹，要使展覽在與同類展覽的競爭中脫穎而出，招展活動的控制管理非常重要主要體現(xiàn)在建立在創(chuàng)新的招展策略和管理方法上，如為重點(diǎn)參展商策劃參展計(jì)劃書，編制有效的招展進(jìn)度計(jì)劃，為營銷人員制定目標(biāo)考核辦法等。

??1.為重點(diǎn)參展商策劃參展計(jì)劃書

??為重點(diǎn)參展商編制參展計(jì)劃書是國際展覽組織機(jī)構(gòu)普遍采用的營銷策略，也是提速整體招展活動的有力舉措，展覽營銷工作實(shí)踐證明，參展企業(yè)普遍存在從眾心理。重點(diǎn)參展商積極參與到展覽項(xiàng)目中對其他參展商具有良好的示范效應(yīng)。因此，為重點(diǎn)參展商策劃參展計(jì)劃書，使之盡早作出參展的決定，擴(kuò)大招展的影響，對于整體的招展活動有重要的影響。

??參展計(jì)劃書提倡簡潔且具感染力，針對重點(diǎn)參展商的企業(yè)特性與產(chǎn)品特點(diǎn)，提出有利于參展商營銷的展覽信息，如展覽的宣傳推廣計(jì)劃、意向重點(diǎn)參展商名錄、大型采購組織與會消息等協(xié)助重點(diǎn)參展商所在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和參展負(fù)責(zé)人更好地制定參展決策。計(jì)劃書的基本內(nèi)容有：

??◆場地規(guī)劃一一應(yīng)明確指出重點(diǎn)參展商可優(yōu)先選擇的特色區(qū)域。

??◆場地協(xié)定一一為迅速將潛在的目標(biāo)參展商轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的客戶，應(yīng)提供格式化的場地協(xié)議。

??◆統(tǒng)計(jì)分析一一歷屆展覽專業(yè)觀眾的分類與構(gòu)成比例(這是針對參展商的核心服務(wù)內(nèi)容)，協(xié)助重點(diǎn)參展商評估展覽，理解參展價(jià)值。

??◆行業(yè)調(diào)查一一參展商專業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)查，尤其是參展行業(yè)的發(fā)展趨勢的信息調(diào)查，對重點(diǎn)參展商是具有實(shí)際價(jià)值的“增值”服務(wù)。協(xié)助重點(diǎn)參展商迅速評估與參展有關(guān)聯(lián)的核心信息。

??◆參展價(jià)值一一展區(qū)和展位的有效細(xì)分為重點(diǎn)參展商提供最佳市場推廣平臺，對此類展區(qū)與展位進(jìn)行詳細(xì)的描述，增進(jìn)重點(diǎn)參展商的參展信心。

??◆增值服務(wù)一一展覽組織機(jī)構(gòu)為重點(diǎn)參展商提供的一系列增值服務(wù)措施列表。(如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、貿(mào)易撮合服務(wù)、商務(wù)旅行服務(wù)等)。

??◆宣傳信息一一通過對展覽組織機(jī)構(gòu)所確定的宣傳推廣計(jì)劃的詳盡介紹使重點(diǎn)參展商有效評估參展對企業(yè)的重要影響力。

??2.編制招展進(jìn)度計(jì)劃

??招展工作實(shí)施前，展覽組織機(jī)構(gòu)應(yīng)先制定招展進(jìn)度計(jì)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃招展?fàn)I銷工作及要達(dá)到的具體效果。預(yù)先規(guī)劃采取的招展形式和時間要求以及各階段招展工作要達(dá)到的程度與效果等。招展進(jìn)度計(jì)劃的制定可對展覽招展工作實(shí)施總體監(jiān)控，對照檢查，發(fā)現(xiàn)問題后及時調(diào)整策略，從而保障招展工作順利完成。招展進(jìn)度安排一般采用表格的形式，如表5-1所示。

??2012年xxxxxx展覽項(xiàng)目代理協(xié)議書代理協(xié)議

??編號：

甲方：xxx展覽有限公司

??乙方：

??甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，就甲方授權(quán)組織的_____________活動(以下簡稱“活動”〕的招商、招展代理事宣達(dá)成如下慟議：

??一、合作宗旨

??1、發(fā)揮各自憂翔友掘各自資派條件，優(yōu)勢互補(bǔ)，互惠互利;

??2、雙方均應(yīng)遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)和活動規(guī)定。

??二、甲方責(zé)任

??1、甲方對活動合法忖和質(zhì)量承擔(dān)全部貢任;

??2、負(fù)貢向乙方供活動有關(guān)的資料、文件;

??3、甲方負(fù)活動的組織、承辦工作;

??4、甲方根據(jù)約定向乙方支付代理費(fèi)，為客戶統(tǒng)一出具正式發(fā)票。

??三、乙方責(zé)任

??1、按括動的總體要求講行招商，并經(jīng)常向甲方通報(bào)招商情況;

??2、在報(bào)名截止E期前，將會議費(fèi)或位費(fèi)入甲方指定賬戶;

??3、執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)，不得向加活動的代表收取額外費(fèi)厙;

??4、自行承招商、招過程中的一切費(fèi)用。

??四、代理費(fèi)的計(jì)算

??注：甲方在活動結(jié)束后的3日內(nèi)向乙方支付代理費(fèi)。

??五、其它

??1、議自甲乙雙方簽字蓋章之日起生效。有效期至活動結(jié)束為止;

??2、本協(xié)議一式兩份，甲乙戲方各持一份，具有司等效力。

??甲方：xxx國際會展公司 乙方：

??代表：                            代表：

??                                  年 月 日

??在展覽營銷實(shí)踐中，典型的新展覽項(xiàng)目招展進(jìn)度計(jì)劃為：展覽開幕前12個月，開始招展?fàn)I銷工作，針對性的招展宣傳推廣活動同時鋪開，使目標(biāo)參展商對展覽有一定的認(rèn)知;展覽開幕前9個月，招展全面展開，宣傳推廣活動范圍進(jìn)一步擴(kuò)大;展覽開幕前6個月，基本結(jié)束拜訪重點(diǎn)參展商的工作，招展宣傳推廣活動范圍逐步縮小，招展任務(wù)完成5左右;展覽開幕前3個月，招展任務(wù)基本完成，對意向性的目標(biāo)參展商進(jìn)行服務(wù)跟蹤，為展覽順利開幕做準(zhǔn)備。

??3.制定營銷人員的目標(biāo)考核機(jī)制

??為有效地調(diào)控招展進(jìn)度，需為營銷人員建立目標(biāo)考核機(jī)制，通過考核機(jī)制及時掌握營銷人員在招展過程中的效率、方法與狀態(tài)。有了明確的目標(biāo)考核，營銷人員就會對目標(biāo)進(jìn)行深人研究，有效組合招展的方法和技巧，并及時反饋相關(guān)招展策略與市場環(huán)境變化的動態(tài)關(guān)系。建立目標(biāo)考核機(jī)制，對于招展過程中出現(xiàn)的問題就可以采取調(diào)整人手或完善招展策略的方法去解決，從而確保招展計(jì)劃的所有部分都能有序連貫地進(jìn)行。

??(1)制定目標(biāo)考核的原則

??為確保招展工作處于最佳的狀態(tài)和結(jié)構(gòu)，考核要明確招展進(jìn)度在規(guī)定時間內(nèi)所應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)。鼓勵營銷人員通過不斷的努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)與個人表現(xiàn)愿望。

??各展覽組織機(jī)構(gòu)就如何制定考核目標(biāo)各有其不同的思路，有制定每季度或每年度的招展基準(zhǔn)數(shù)，也有制定每月度招展基準(zhǔn)數(shù)的做法。無論哪一種，都是通過明確銷售團(tuán)隊(duì)的招展進(jìn)度目標(biāo)，來實(shí)現(xiàn)不偏離既定的招展方向，從而促使全體營銷成員完成個人目標(biāo)，確保招展整體進(jìn)度的實(shí)現(xiàn)。

??招展目標(biāo)考核的制定要考慮公平性和合理性的原則。切忌僅要求營銷人員一味追求招展目標(biāo)而忽略營銷人員在招展過程中的個人成就感和團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)感。應(yīng)讓營銷人員更多地參與到?jīng)Q策的過程中，參與目標(biāo)考核方法的制定，使其更加明確招展的目的和要求，從而增加展覽組織機(jī)構(gòu)對招展進(jìn)度的有效控制。

??(2)量化考核目標(biāo)

??量化考核目標(biāo)對控制營銷進(jìn)度非常重要。由于展覽業(yè)涉及的范圍比較復(fù)雜，經(jīng)常會出現(xiàn)偏離目標(biāo)的情況。量化目標(biāo)就是指明銷售團(tuán)隊(duì)在一個具體的時間段需完成的指標(biāo)或任務(wù)。有了目標(biāo)的指引整個銷售團(tuán)隊(duì)就能共同努力，隨時互相提醒、相互激勵，整個招展活動按預(yù)期實(shí)現(xiàn)的可能性就會大大增強(qiáng)。在量化考核目標(biāo)的工作中，要科學(xué)地導(dǎo)人激勵機(jī)制，在營銷人員分享團(tuán)隊(duì)的工作效率和榮譽(yù)的同時，也要為優(yōu)秀的營銷人員提供表現(xiàn)與發(fā)展的空間，樹立榜樣。